Ikke tilgængelig

1. Baggrund og anvendelse

1.1. Denne aftale regulerer Alias behandling af personoplysninger på vegne af Kunden, når Kunden bruger tjenesten MødeReferat (herefter "Tjenesten"). Aftalen er indgået i henhold til databeskyttelsesforordningens (GDPR) artikel 28.

1.2. Kunden er den virksomhed eller person, der har abonnementet på Tjenesten. Har Kunden et team, omfatter aftalen alle teamets brugere.

1.3. Aftalen omfatter mødeindhold: lydoptagelser, transskriptioner og referater, som Tjenesten behandler for Kunden.

1.4. Aftalen gælder, når Tjenesten bruges erhvervsmæssigt. Bruger en privatperson Tjenesten til rent private formål, er Alia dataansvarlig for denne brug efter privatlivspolitikken.

1.5. Ved uoverensstemmelse mellem denne aftale og servicevilkårene for Tjenesten har denne aftale forrang, for så vidt angår beskyttelse af personoplysninger.

2. Behandlingens formål

2.1. Tjenesten omdanner en mødeoptagelse til et referat. Optagelsen uploades og transskriberes, og der udarbejdes et referat ved hjælp af AI. Referatet (og transskriptionen, hvis det er valgt) sendes pr. mail til den bruger, der har uploadet optagelsen, hvorefter indholdet slettes som beskrevet i punkt 4. Fejler en behandling, forsøges den automatisk igen. Tjenesten fungerer ens for alle kunder, og denne beskrivelse er derfor Kundens instruks til Alia. Bliver Alia opmærksom på, at behandlingen strider mod databeskyttelsesreglerne, får Kunden straks besked.

2.2. Alia bruger ikke mødeindhold til andre formål. Indholdet bruges aldrig til at træne AI-modeller, analyseres ikke og videregives ikke, ud over til underdatabehandleren i bilag C.

2.3. Pålægger en myndighed eller domstol Alia at udlevere mødeindhold, giver Alia Kunden besked, inden det sker. Det gælder dog ikke, hvis loven forbyder Alia at give besked (GDPR artikel 28, stk. 3, litra a). Da mødeindhold slettes, når referatet er leveret, vil Alia normalt ikke have noget at udlevere.

3. Personoplysninger og registrerede

3.1. Bilag A beskriver behandlingen, typerne af personoplysninger og kategorierne af registrerede.

3.2. Mødeindhold kan indeholde alt, hvad der siges i et møde, herunder følsomme oplysninger. Kunden er ansvarlig for at have et lovligt grundlag for optagelsen og behandlingen og for at oplyse mødedeltagerne om behandlingen (artikel 13 og 14).

4. Opbevaring og sletning

4.1. Når referatet er leveret, slettes lydoptagelse, transskription og referat endeligt.

4.2. Fejler behandlingen, opbevares indholdet til genforsøg og fejlretning og slettes endeligt senest 5 dage efter upload.

4.3. Alia tager ikke backup af mødeindhold, og slettet indhold kan ikke gendannes. Referater gemmes ikke hos Alia efter levering.

5. Fortrolighed

5.1. Kun Alia-personale, der har brug for det til drift og fejlretning, har adgang til de systemer, hvor mødeindhold behandles. Personalet er underlagt tavshedspligt, også efter aftalens ophør.

6. Sikkerhed

6.1. Alia gennemfører passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger efter artikel 32. De er beskrevet i bilag B.

7. Underdatabehandlere

7.1. Kunden giver med denne aftale generel forhåndsgodkendelse af underdatabehandleren i bilag C.

7.2. Alia underretter Kunden pr. mail om ændringer af underdatabehandlere, inden ændringen træder i kraft. Kunden kan gøre indsigelse. Fastholder Alia ændringen, kan Kunden opsige Tjenesten med virkning fra ændringen.

7.3. Alias aftale med underdatabehandleren indeholder databeskyttelsesforpligtelser, der svarer til denne aftales. Alia er over for Kunden ansvarlig for, at underdatabehandleren overholder dem.

8. Overførsel til tredjelande

8.1. Mødeindhold behandles kun i EU. Al behandling sker i Microsoft Azure-regionen Sweden Central i Sverige, og mail-afsendelse sker fra EU. Der sker ingen overførsel af mødeindhold til lande uden for EU/EØS.

9. Bistand til Kunden

9.1. Henvender en person sig til Kunden for at gøre sine rettigheder gældende, fx om indsigt eller sletning (artikel 15-22), hjælper Alia Kunden med at besvare henvendelsen. Da Alia ikke gemmer mødeindhold efter levering, har Alia normalt ingen oplysninger at udlevere eller slette.

9.2. Alia bistår Kunden med at overholde artikel 32-36 (sikkerhed, brud på persondatasikkerheden og konsekvensanalyser) under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, Alia har.

10. Brud på persondatasikkerheden

10.1. Alia underretter Kunden uden unødig forsinkelse og senest 48 timer efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, der omfatter Kundens mødeindhold.

10.2. Da mødeindhold slettes, når referatet er leveret (typisk inden for 5 minutter), kan et brud normalt kun omfatte mødeindhold, der er under behandling på tidspunktet for bruddet.

10.3. Underretningen indeholder, i det omfang oplysningerne er kendt:

• en beskrivelse af bruddet, herunder kategorier og omtrentligt antal berørte registrerede,
• de sandsynlige konsekvenser,
• de foranstaltninger, Alia har truffet eller foreslår, og
• en kontaktperson hos Alia.

Oplysningerne kan gives i flere omgange, efterhånden som de bliver kendt.

11. Dokumentation og audit

11.1. Denne aftale med bilag udgør Alias dokumentation for, at aftalen overholdes. Yderligere dokumentation, besvarelse af spørgeskemaer og lignende sker for Kundens regning.

11.2. Kunden kan med mindst 30 dages varsel få foretaget en audit af Alia, enten selv eller ved en uafhængig revisor, der er underlagt tavshedspligt. En audit gennemføres i normal arbejdstid og for Kundens regning.

11.3. For underdatabehandleren Microsoft henvises til Microsofts egne revisionsrapporter og certificeringer.

12. Ansvar

12.1. Parternes ansvar følger servicevilkårene for Tjenesten, medmindre andet følger af ufravigelig lovgivning, herunder GDPR artikel 82.

13. Lovvalg og værneting

13.1. Aftalen er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole.

14. Ikrafttræden, ændringer og ophør

14.1. Aftalen er udgivet i underskrevet form af Alia. Den træder i kraft for Kunden ved første erhvervsmæssige brug af Tjenesten og gælder, så længe Alia behandler mødeindhold for Kunden.

14.2. Alia kan opdatere aftalen. Kunden underrettes pr. mail om væsentlige ændringer. Den gældende version er altid tilgængelig i Kundens kontoside.

14.3. Aftalen ophører automatisk, når Alia ikke længere behandler mødeindhold for Kunden. Ved ophør findes der intet mødeindhold hos Alia, jf. punkt 4.

Underskrift

For ALIA ApS (databehandler)
Morten Rikard, CEO
Underskrevet elektronisk den .

Kunden behøver ikke at underskrive for, at aftalen er gældende. Ønsker Kunden en kontrasigneret kopi til eget arkiv, kan feltet nedenfor udfyldes. Den skal ikke returneres til Alia.

For Kunden (dataansvarlig, valgfrit)
Navn: ______________________________
Titel: ______________________________
Dato: ______________________________
Underskrift: ______________________________

Note: Konto-, login- og betalingsoplysninger behandler Alia som selvstændig dataansvarlig. Denne behandling er beskrevet i Alias privatlivspolitik og er ikke omfattet af denne aftale. Om betaling via Stripe, se bilag C.

Bilag A — Behandlingen

Bilag B — Tekniske og organisatoriske foranstaltninger

Tekniske foranstaltninger

• Al kommunikation er krypteret (TLS 1.2 eller nyere).
• Data, der midlertidigt opbevares under behandlingen, er krypteret (AES-256).
• Al behandling sker i EU, og der kopieres ikke data til regioner uden for EU.
• Mødeindhold slettes endeligt og automatisk efter levering, og en automatisk oprydning fjerner efterladt indhold ved fejl.
• Mødeindhold bruges aldrig til at træne AI-modeller.
• Upload sker via tidsbegrænsede, personlige upload-links.
• Login-nøgler gemmes kun i krypteret form (hashet).
• Automatisk overvågning af driften med fejlnotifikationer.

Organisatoriske foranstaltninger

• Adgang til driftsmiljøet er begrænset og rollebaseret og gives kun til Alia-personale, der har brug for det til drift og fejlretning.
• Personalet er underlagt tavshedspligt.
• Alia har en procedure for håndtering og underretning ved brud på persondatasikkerheden (punkt 10).
• Underdatabehandleren er bundet af en databehandleraftale med tilsvarende forpligtelser (punkt 7).

Bilag C — Underdatabehandler

Aftalegrundlag: Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.

Microsofts AI-tjenester er underlagt Microsofts vilkår for misbrugsovervågning. Data, der indgår heri, behandles i EU og forlader aldrig EU. Data bruges aldrig til at træne AI-modeller.

Betaling (ikke omfattet af aftalen): Betaling for Tjenesten sker via Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland), medmindre Kunden betaler via EAN-faktura. Stripe behandler betalingsoplysninger for Alia som en del af Alias eget dataansvar, jf. privatlivspolitikken. Stripe modtager aldrig mødeindhold og er derfor ikke underdatabehandler under denne aftale. Ved betaling via EAN-faktura anvendes Stripe ikke.

App-butikker behandler heller ikke mødeindhold og er ikke underdatabehandlere under denne aftale.